CAPACITACIÓN EN COBRANZAS

Capacitación en cobranzas mediante los libros del Dr. Eduardo Jorge Buero

 

 

 

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Gestión de la morosidad

 

La morosidad es una cuestión que tiene muchas implicaciones para la gestión financiera y en concreto para la gestión del circulante de nuestro negocio y que desgraciadamente, en la actual coyuntura de crisis, ha adquirido demasiada importancia, siendo causa de graves problemas de liquidez, que incluso pueden abocar en el cierre.

 

Gestión de la morosidad1.- ¿Cómo prevenir la morosidad?

2.- Instrumentos de garantía de cobro

3.- Actuaciones ante el impago

4.- La recuperación  del IVA de los morosos

 

 1.-  ¿CÓMO PREVENIR LA MOROSIDAD?

  • No dejarse deslumbrar por las apariencias. Nunca hay que cerrar una operación de envergadura con un cliente nuevo sin comprobar que los datos que nos está dando son correctos. Por ejemplo, últimamente se está dando mucho la suplantación de domicilios empresariales, es decir, presentarse con un domicilio de oficinas lujosas, sofisticadas, que en realidad corresponde a otra empresa paralela.

  • Gestión de la información. La técnica más eficaz para prevenir un impagado es tener controlado en todo momento el riesgo de cada una de las operaciones comerciales que se lleven a cabo. ¿Cómo hacerlo? Lo primero es conocer la situación patrimonial del cliente antes de iniciar operaciones con él e informarse de su historial como pagador a través de:

  • REGISTROS PÚBLICOS: La primera vía de investigación y la más habitual es a través del Registro Mercantil y el de la Propiedad. Aquí se puede comprobar si la empresa está registrada; desde cuándo funciona; su domicilio social; quién es el administrador, los socios, sus trayectorias en los pagos, si son o no solventes. Eso sí, hay que tener en cuenta que muchas veces el Registro Mercantil tarda en actualizar sus datos, de manera que las empresas pueden haber sufrido un cambio absoluto con respecto a la situación registrada.

  • FICHEROS DE MOROSOS:El Registro de Aceptaciones Impagadas (RAI) es uno de los listados de solvencia patrimonial más importantes en nuestro país; recoge información sobre aquellos impagados de cuantía igual o superior a 300 euros. En el RAI se puede consultar información facilitada por acreedores o entidades financieras sobre personas que tienen alguna deuda pendiente con alguno de ellos  En el caso de Asnef Industrial se incluyen únicamente empresas o personas físicas que actúan en el ejercicio de actividades empresariales o profesionales.

  • INFORME JURÍDICO INVESTIGADO.Por un precio que oscila entre los 40 y los 80 euros puede disponer de un informe detallado. Muchos empresarios se limitan a pedirlo a empresas que trabajan on line, a veces gratuito, aunque es recomendable encargarlo ex profeso porque así pueden averiguarse asuntos tan importantes como la solvencia, la liquidez o el comportamiento de pago.

  • INFORMES COMERCIALES. El principal objetivo de los informes comerciales es “ayudar en la toma de decisiones de riesgo que pueden darse en situaciones como la relación con los partners, clientes, proveedores...

  • Aclarar las condiciones de pago desde el inicio. Debe hacerse en el momento de cerrar la operación y por escrito. Para mayor seguridad en los pagos, se recomienda recurrir a los títulos cambiarios: el pagaré y la letra, que son dos documentos válidos para aplazar el pago. Mejor si vienen avalados por el banco.

  • Blindar la información a nivel jurídico. Puede buscarse un buen abogado que redacte un contrato marco en el que se reflejen las condiciones generales de venta, pedidos, entregas, cantidades adeudadas, procedimientos de pago, plazos, penalizaciones... las cláusulas fundamentales.

  • Diseñar y gestionar las facturas para cobrar sin incidencias. Las empresas españolas pierden más de 1.000 millones de euros por cada día de retraso en el cobro de sus facturas. Por ello, la diligencia, calidad y precisión en la emisión de las facturas del negocio y su eficaz organización y gestión, se constituyen en el arma más eficaz para la salud financiera de la empresa y para la prevención de la morosidad.

  • Documentar siempre las operaciones .Ninguna deuda será reconocida judicialmente sin pruebas documentales, tanto de las condiciones generales de compraventa como de cada transacción. Así, la factura por sí sola carece de valor si no va acompañada del albarán de entrega o de envío debidamente cumplimentado y firmado por el cliente en conformidad con el género o servicio. A falta de albarán, se puede intentar que el deudor firme una copia de la factura indicando su conformidad expresa con la cantidad, precio y condiciones de pago.

  • Cumplimentar bien el pagaré. El requisito más importante y el que causa más problemas es el de la firma de quien emite el título. Para garantizar su ejecución debe quedar constancia fehaciente de que quien se está obligando al pago es la sociedad y no la persona física que firma. Los datos restantes, como la fecha de vencimiento o el lugar en el que se efectuará el pago, suelen venir ya reflejados en los impresos bancarios. No obstante, nunca está de más revisarlo. Recordar finalmente que para que pueda ejecutarse el pagaré no deberá emitirse al portador, sino ser nominal.

  • Limitar el riesgo de las operaciones. Hay que implantar una política de crédito clara y coherente, otorgando a cada cliente un límite de riesgo acorde a su comportamiento habitual y atendiendo al grado de solvencia e importe de la operación concertada.

2.- INSTRUMENTOS DE GARANTÍA DE COBRO

 

 Si se tienen dudas sobre la solvencia de un cliente, hay que valorar si nos interesa más solicitar una garantía complementaria que nos asegure el cobro antes que perder la venta. Existen muchas fórmulas legales pensadas para garantizar el cobro de las deudas: avales, seguros de caución, seguros de crédito, ‘factoring’... La mayoría consisten en transferir el riesgo a un tercero, de modo que si el cliente no paga, disponemos de una garantía para cobrar todo o una parte de la deuda. 

  • Aval Una persona física o jurídica (normalmente una entidad financiera) adquiere el compromiso de responder a la obligación de pago asumida por el deudor. Solicitar un aval al cliente permite el cobro casi inmediato de la deuda. En contrapartida, hay que tener en cuenta el coste financiero que supone para él y las lógicas dificultades que puede tener un deudor, del que ya hemos sospechado, para encontrar un avalista.

  • Seguro de caución El tomador de este tipo de seguros es el deudor, para quien esta figura resulta más económica que el aval, con la ventaja, para él, de no incrementar su riesgo bancario. Por su parte, la compañía aseguradora asume el riesgo de responder económicamente en caso de incumplimiento del deudor. Eso sí, conviene asegurarse de que la póliza contratada no libera a la compañía aseguradora de la obligación de pago por la falta de abono de la prima.

  • Documento de solidarización de la deuda Puede ocurrir que, aún sabiendo el riesgo de impago que entraña una operación, el vendedor siga interesado en ella. Mediante esta fórmula se busca el compromiso de los administradores de la sociedad, que quedan obligados a responder de forma solidaria con sus propios bienes frente al vendedor-acreedor con la suma total de la deuda. En el documento no debe hacerse constar ninguna limitación en cuanto al importe o al tiempo.

  • Factoring Servicios que consisten en analizar el grado de solvencia de los compradores, su clasificación conforme a la misma y la asignación de una línea de riesgo a cada uno de ellos. Además, la empresa que ofrece el servicio de factoring (el factor) efectúa la gestión de cobro de las facturas que cede el cliente, administra las cuentas a cobrar, anticipa fondos y asegura créditos.

  • Seguro de crédito Esta modalidad es, después del pago por adelantado o la solicitud de garantías, el sistema más utilizado por las empresas españolas para protegerse del riesgo de impagos. Prueba de ello es que el 30% de las pymes españolas tienen contratado un seguro de crédito frente, al 20% a escala mundial.

Lo primero que aporta el seguro de crédito es una gran prevención al impago, trasladando a la compañía aseguradora el riesgo de impago y los gastos de recobro. Evita la incertidumbre que genera el flujo de caja de clientes: prevención de riesgos, gestión de cobro de impagos e indemnización de las pérdidas sufridas como consecuencia del impago

Básicamente, las pólizas indemnizan a la empresa por una parte proporcional de las pérdidas de deudores por créditos comerciales.La posibilidad de retorno de la cantidad impagada oscila entre el 80% y el 85% del importe total, aunque también pueden darse casos del 90% o del 50%. Nunca se asume el 100%.También pueden ofrecer otras coberturas complementarias, como las relacionadas con la morosidad prolongada o, incluso, ceñirse exclusivamente a ciertos aspectos de la actividad comercial de la empresa, por ejemplo, limitar el riesgo de no pago en las ventas realizadas sólo a los principales clientes

El precio de este seguro se denomina prima y se determina en función de varios factores:

  • el volumen de ventas asegurado

  • la evaluación del riesgo

  • su probabilidad de ocurrencia,

  • la vulnerabilidad,

  • la intensidad y la magnitud de sus consecuencias.

Estos ratios dan como resultado un porcentaje sobre la cifra bruta de las posibles deudas que se quiere asegurar y que será el importe de la póliza (esta, aproximadamente, puede oscilar entre un 0,5 y un 2% de las ventas aseguradas).

También hay que tener en cuenta que estos productos son deducibles fiscalmente, y permiten una financiación bancaria más favorable, ya que mejora los ratios de liquidez, solvencia y tesorería.

Supone un instrumento que permite diseñar y emprender nuevas operaciones comerciales sin riesgos y que ayuda a no perder cuota de mercado por temor a los impagados.

 

 

3.- ACTUACIONES ANTE EL IMPAGO

 

Si a pesar de las medidas preventivas se produce el impago de una deuda, la regla de oro es actuar inmediatamente. Hay que dejar de lado la resignación y el conformismo ante los morosos y adoptar una postura beligerante. Los morosos no son un mal necesario e ineludible, sino un problema empresarial.

No destinar recursos para este tipo de acciones, carecer de actuaciones de recobro y dejar pasar el tiempo son los tres grandes enemigos del recobro. Un importante volumen de empresas ha desarrollado cierta tolerancia a la morosidad contemplándola, desde el desconocimiento, como un mal necesario e inherente al mercado.

La directiva europea 2000/35 /CE fue adoptada por España en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Pese a sus deficiencias, la ley es una buena herramienta para combatir la morosidad, dado que implica un “castigo” a los deudores que no pagan sus facturas en un plazo determinado y establece unos intereses de demora.

Los plazos de pago de las facturas en España son mucho más largos que en otros países. Además, no todos los empresarios saben que una vez superado el plazo de cobro pueden reclamar el importe de la factura con un recargo de intereses de demora, un porcentaje que se actualiza semestralmente. En España, tan sólo el 5% de empresarios reclaman este porcentaje.

Aunque el desconocimiento lleva a muchas empresas a no intentar el recobro, existen varios caminos para hacer frente al moroso.

Si tenemos a un deudor que se niega a afrontar el pago. Las medidas preventivas ya no son posibles. ¿Cómo lo solucionamos? ¿Cómo reclamar una deuda?

9 de cada 10 empresas simplemente optan por algún recordatorio para intentar acelerar los pagos; 5 de cada 10 recurren a abogados para reclamar las deudas, mientras que un 21% contrata los servicios de una empresa especializada. Existen empresas que se encargan de gestionar el cobro de deudas. Son sociedades que ofrecen múltiples servicios. Una vez producido el impago es muy aconsejable confiar cuanto antes el expediente a una agencia de recobros especializada en estos procesos.

Si la deuda se alarga, no hay que dudar en acudir a la ley para exigir nuestros derechos. Puede hacerse a través de la vía amistosa o llegando al extremo de un proceso judicial. En la mayoría de los casos resultará más rentable que arriesgarse a dar por perdido el dinero.

a) La vía amistosa

Dentro de la legalidad existe una amplia gama de recursos que permiten exigir el pago de una factura. La primera y más recomendable es la de reclamar la deuda por la vía amistosa. Tanto es así, que el 80 % de las recuperaciones de deuda son amistosas, es decir, no hace falta llegar a un procedimiento judicial. La única mediación de un abogado, interponiendo un burofax en su calidad de letrado, puede resolver entre el 40 y 50% de los casos, dado que es entonces cuando el deudor se da cuenta de que los avisos van en serio y que quieren evitar la demanda

b) La vía legal

¿Qué hacer si la vía amistosa no prospera? Desde luego no cruzarse de brazos. Quedan más salidas:

 

  • los procesos menores. Si el acreedor cuenta con un pagaré, letra de cambio o cheques impagados, tiene la posibilidad de resolver el asunto mediante un juicio cambiario. En estos casos se dispone de una protección especial y la opción de un juicio rápido que permite embargar las propiedades del deudor como medida preventiva antes, incluso, de que se dicte la sentencia. Con el pagaré y la letra el juicio puede interponerse hasta tres años después de contraerse la deuda, mientras que con el cheque el plazo se restringe a seis meses después de la emisión.

 

  • Por otro lado, si la cantidad adeudada es inferior a 30.000 euros y no se considera conveniente contratar a un abogado, existe la posibilidad de recurrir a un proceso monitorio. Se trata también de un juicio rápido, en el que la reclamación la puede interponer el mismo acreedor. Al adoptar esta iniciativa se asumen, no obstante, una serie de riesgos. Hay aspectos que un empresario desconoce, como son la situación económica real del deudor o la documentación requerida para acreditar la deuda. Si por alguno de estos motivos desestiman su caso, habrá perdido el tiempo y el dinero. Otro riesgo es el de encontrarse con una oposición preparada y asesorada legalmente de manera que, aunque se tenga razón, no se pueda demostrar y den el caso por cerrado. Si sucede esto, se pierde el juicio, el asunto se entenderá como cosa juzgada y no habrá posibilidad de reclamar de nuevo. Por todo ello, se aconseja ir, si no con un abogado, al menos sí bien asesorado legalmente.

 

  • Finalmente queda la vía judicial. Entre los principales motivos por los que los empresarios españoles se niegan a recurrir a la vía judicial predominan dos: prejuicios por las consecuencias que pueda acarrear contra el deudor y miedo a que los costes judiciales pueden superar a la cantidad demandada. Es una premisa equivocada, los costes van siempre en función de la cuantía que se está reclamando y de las tarifas que tenga cada letrado. En líneas generales, puede decirse que el precio oscila entre el 15% y el 20 % sobre el total de la deuda que se recupera. Por otra parte, es el único procedimiento que permite al acreedor recuperar el IVA repercutido en facturas impagadas e incobrables. Además, existe la posibilidad de desgravar los costes judiciales en Hacienda hasta un máximo del 16%. De esta manera, el precio por acudir a juicio oscilará entre el 1% y el 4%.

 

4.- LA RECUPERACIÓN  DEL IVA DE LOS MOROSOS"

 

La morosidad provoca otro daño: las empresas pagan un IVA que a menudo no han cobrado, bien por ser de difícil cobro o por soportar los inasumibles periodos de pago impuestos por sus clientes (entre 90 y 120 días). En este caso se recomienda estudiar la posibilidad que ofrece la ley de IVA de reducir la base imponible del impuesto con facturas Rectificativas, en el caso de cuotas repercutidas de IVA parcial o incobrables.

 

Para recuperar el IVA repercutido y no cobrado la ley exige:

  • Que haya transcurrido un año desde el devengo del Impuesto repercutido sin que se haya obtenido el cobro de todo o parte del crédito.

  • Que esta circunstancia haya quedado reflejada en los libros registros estipulados.

  • Que el destinatario de la operación actúe como empresario o profesional o, en otro caso, que la base imponible de aquélla, Impuesto sobre el Valor Añadido excluido, sea superior a 300 euros.

Haber instado el cobro con reclamación judicial al deudor.

 

 

Fuente: http://portaldocomerciante.xunta.es/index.php/es/articulo/gestion-morosidad

 

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